¿Qué es la Ley de Información Pública?

La Ley de Información Pública de Maryland (PIA, por su sigla en inglés), promulgada en 1970, otorga al público un amplio derecho de acceso a los registros públicos al tiempo que protege los intereses gubernamentales legítimos y los derechos de privacidad de los ciudadanos individuales. La PIA abarca los organismos y funcionarios públicos en Maryland e incluye todas las ramas del gobierno estatal (legislativo, judicial y ejecutivo). La PIA tiene un propósito similar al de la Ley de Libertad de Información (FOIA, por su sigla en inglés).

¿Qué es un registro público?

Un registro público se define como el original o la copia de cualquier material documental en cualquier forma, incluidos los materiales escritos, libros, fotografías, fotocopias, películas, microfilms, discos, cintas, registros computarizados, mapas y dibujos, creados o recibidos por una agencia o funcionario del Estado en relación con la operación de los negocios públicos.

¿Quién puede presentar una solicitud de PIA?

Cualquiera: ciudadanos, empresas, asociaciones, grupos de interés público, particulares y universidades.

¿Puedo tener acceso a todos los registros de MHBE?

La PIA establece el acceso a la mayoría de los registros de la agencia. Ciertos registros son confidenciales por ley y deben ser retenidos. Los ejemplos incluyen, entre otros, los registros que contienen consejos entre abogado y cliente y el producto del trabajo del abogado; los registros de los hospitales y los registros de personal. Incluso si un registro puede divulgarse, cierta información debe ser retenida, incluyendo, entre otros, información médica y psicológica; secretos comerciales; información financiera individual; e información comercial o financiera confidencial.

Se pueden retener otros registros. Los ejemplos incluyen, entre otros, archivos de investigación y memorandos y cartas entre organismos e intraagenciales. Si se le niega el acceso a cualquier registro de MHBE, se le notificará en cuanto a las disposiciones legales específicas para cada exención y los procedimientos para impugnar la denegación.

También se le notificará si los archivos se han perdido o destruido, de acuerdo con los cronogramas de archivo y retención de MHBE.

¿Hay cargos relacionados con la Ley de Información Pública?

• Los cargos descritos en esta sección se aplican a las solicitudes de la PIA. Los cargos no pueden usarse para disuadir a los solicitantes y, con este fin, los cargos de la PIA se limitan a los cargos estándar para la búsqueda, revisión y duplicación directa de documentos. Además, la PIA especifica que los solicitantes reciban las primeras dos horas de tiempo de búsqueda sin cargo alguno.
• El término "costos directos" significa aquellos gastos que la Agencia en realidad hace en la búsqueda, revisión y duplicación de documentos para responder a una solicitud de la PIA. Los costos directos incluyen, por ejemplo, los costos de los empleados que realizan el trabajo y los costos de operación de la maquinaria de duplicación. En los costos directos no se incluyen los gastos generales, como los costos de espacio, calefacción o iluminación de la instalación en la que se almacenan los registros.
• El término "búsqueda" incluye todo el tiempo dedicado a buscar, tanto manual como electrónicamente, el material que corresponda a la petición. "Buscar" también incluye una identificación línea por línea o página por página (si es necesario) del material en el registro para determinar si este, o partes del mismo, son pertinentes a la solicitud. El tiempo dedicado a la revisión de documentos con el fin de determinar si se debe aplicar una exención legal no se considera tiempo de búsqueda, sino tiempo de revisión.
• El término "duplicación" se refiere al proceso de hacer una copia de un documento en respuesta a una solicitud de la PIA. Tales copias pueden tomar la forma de copias impresas, audiovisuales o documentación legible por máquina (por ejemplo, una cinta magnética o disco), entre otros.
• El término "revisión" se refiere al proceso de examinar los documentos localizados en respuesta a una solicitud de la PIA para determinar si una o más de las exenciones legales permiten o exigen la retención. También incluye el procesamiento de documentos para divulgación, como la exclusión de información censurada para poder liberarlos. "Revisión" no incluye el tiempo invertido en resolver cuestiones legales o de política en general respecto a la aplicación de las exenciones.
• Con el fin de responder lo mejor posible a las solicitudes de la PIA y a la vez reducir al mínimo los costos injustificados para el contribuyente, los solicitantes deben presentar una declaración de cargos.
• Las declaraciones de cargos deben incluir la cantidad máxima que un solicitante está dispuesto a pagar por los registros solicitados (por ejemplo, todos los costos de hasta $100). A menos que el solicitante haya indicado de antemano su disposición a pagar cargos que cubran las estimaciones de la Agencia de los costos para producir los registros solicitados, la Agencia notificará al solicitante si es probable que los cargos excedan los $25. Si el solicitante lo desea, se le puede proporcionar una copia escrita de una estimación de los cargos imponibles antes de comprometerse a una buena disposición a pagar.
• La Agencia hará todo lo posible por estimar con precisión los costos asociados con la solicitud. Sin embargo, la Agencia no está obligada por la estimación y puede cobrar cargos que superen la estimación. Al solicitante se le proporcionará una justificación de los gastos. Para las estimaciones de más de $250, la Agencia requiere un depósito del 25% del costo estimado antes de iniciar la búsqueda y revisión de documentos. Una vez que la búsqueda y revisión se hayan completado, el pago del saldo restante deberá hacerse en su totalidad antes de que se den a conocer los registros. En el caso de que el costo de la búsqueda y revisión de los registros resulte ser menor que la cantidad del depósito, el solicitante recibirá un reembolso por el pago excesivo.

Exención de cargos

Las solicitudes de una exención de cargos o reducción de cargos deben ser presentadas por escrito a MHBE. MHBE podrá conceder una exención de cargos si determina, a su sola discreción, que una exención de cargos beneficiará al público y que puede incurrir en los costos de la búsqueda, revisión y duplicación de los registros solicitados. Una exención de cargos no se concederá si redunda principalmente en el interés comercial del solicitante.

La decisión de eximir o reducir los cargos se hacen según las circunstancias del caso. Una determinación de conformidad con §10-621 del Artículo del Gobierno Estatal sobre una solicitud de exención de cargos es a discreción del MHBE. La ley del estado no proporciona derecho a una audiencia impugnada u otra adjudicación agencial de esta decisión.

La agregación de solicitudes:

Pueden agregarse múltiples solicitudes de la misma entidad o una entidad relacionada, según el criterio de la Agencia, a los efectos de llevar a cabo la búsqueda o la determinación de los cargos aplicables cuando:

1. La Agencia cree razonablemente que un solicitante (o grupo de solicitantes) está intentando dividir una solicitud en una serie de solicitudes con el fin de evitar la imposición de cargos; o

2. La Agencia cree que la combinación de múltiples solicitudes, ya sea en su totalidad o en parte, promueve la eficiencia administrativa en el manejo de las solicitudes. Por ejemplo, cuando se tiene que buscar en una sola base de datos para múltiples ubicaciones.

Sin embargo, la Agencia normalmente no agregará múltiples solicitudes sobre temas no relacionados presentadas por un solicitante. Al solicitante se le informará de la agregación solo si, en virtud de las directrices de la Agencia, el solicitante debe ser informado de los costos previstos antes de la ejecución de la búsqueda.

Cobro de cargos:

El cobro de los cargos normalmente se realiza a través de facturación regular después de que los documentos han sido proporcionados al solicitante o beneficiario. Los cargos se cobran por anticipado si el solicitante en ocasiones anteriores ha dejado de pagar cargos en un plazo de 30 días desde la fecha de facturación o si el costo estimado del cargo es de más de $250, como se explicó anteriormente.

Tiempo de búsqueda y revisión, grado y tarifa por hora ($):

Los cargos reflejados en esta lista pueden estar sujetos a cambio con el tiempo

Búsqueda informática

Las aplicaciones de cargos por las búsquedas informáticas constan de dos partes: el tiempo individual cobrado según las tarifas anteriores y el tiempo de máquina. El tiempo de máquina implica solo los costos directos de la Unidad Central de Procesamiento (CPU), dispositivos de entrada/salida y la capacidad de memoria utilizada en la propia configuración de la computadora. Por lo tanto, los cálculos de tiempo de máquina se calculan por solicitud.

En lugar de mandar a duplicar todos los registros, puede optar por acudir a la oficina de MHBE para examinarlos; usted seguirá siendo responsable de todos los costos incurridos por MHBE en la búsqueda y revisión de los registros, los cuales deben ser pagados en su totalidad antes de que usted los revise. Debe ponerse en contacto con Betsy Plunkett, Director Adjunto de Marketing y Estrategias Web, a la información de contacto que aparece más abajo, para hacer arreglos para el pago y para programar una cita para llevar a cabo la revisión. No se aceptan solicitudes sin cita previa. Si, durante su revisión, usted encuentra documentos que desea copiar, el personal de MHBE hará esas copias a las tarifas descritas anteriormente. A los solicitantes no se les permite llevarse archivos con ellos para hacer copias.

Costos de servicios especiales:

La información que está cubierta por la PIA es solo la información que se encuentra en existencia en el momento de la solicitud. Si bien MHBE no tiene la obligación de generar registros para satisfacer una solicitud de la PIA, MHBE puede hacerlo, a su discreción, solo después de que se haya obtenido un acuerdo por escrito del solicitante para pagar por el servicio especial. La decisión de proporcionar servicios especiales se tomará según las circunstancias del caso.

Los cargos por servicios especiales se calculan para recuperar todos los costos razonables para MHBE por la prestación del servicio. "Todos los costos razonables" incluyen todos los costos directos (como se definen más arriba) más todos los costos indirectos para llevar a cabo la búsqueda y revisión, y para duplicar los registros (para solicitudes para generar registros o datos técnicos). Los costos indirectos para servicios especiales se calcularán usando la tarifa federal indirecta negociada de MHBE en vigencia en el momento de la solicitud.

¿Qué tipo de registros tiene MHBE y a quién tengo que contactar para obtener información?

Betsy Plunkett, Director Adjunto de Marketing y Estrategias Web
(410) 547-6324
betsy.plunkett@maryland.gov

¿Qué información necesito proporcionar al solicitar los registros?

La identificación de los registros deseados es responsabilidad del solicitante. Para ofrecerle el mejor servicio posible, MHBE pide que usted proporcione información específica sobre los registros en los que está interesado. A fin de ayudar a MHBE en la realización de búsquedas oportunas de los registros, los solicitantes deberán proporcionar la mayor cantidad de información de identificación posible, incluyendo la materia, la fecha de creación del registro y el autor, si se conoce.

¿Cómo funciona el proceso de la PIA en MHBE?

Cuando MHBE recibe su solicitud, se registra, se le asigna un número de identificación único, se revisa y se distribuye a todos los departamentos apropiados. Usted recibirá correspondencia acusando recibo de su solicitud y notificándole el costo estimado involucrado, si procede. Si MHBE no es el custodio de los registros solicitados, recibirá información sobre la ubicación de los registros, si se conoce. Una vez que se ha pagado cualquier depósito requerido, cada departamento completará su búsqueda, y a usted se le notificará acerca de si existen o no los registros pertinentes. Si hay un saldo a pagar por los registros solicitados, tiene que pagar esa cantidad en su totalidad antes de que se le proporcionen los registros.

Una vez que todos los registros se han compilado y preparado, usted recibirá correspondencia adicional que describe los registros que se proporcionarán, incluyendo si se ha denegado el acceso, la base jurídica de la denegación y los procedimientos para impugnar la denegación.

¿Puedo presentar la solicitud electrónicamente?

Puede enviar su solicitud electrónicamente por correo electrónico a Betsy Plunkett, Director Adjunto de Marketing y Estrategias Web, a betsy.plunkett@maryland.gov. Asegúrese de incluir toda la información pertinente.

¿Dónde puedo obtener más información sobre la Ley de Información Pública?

La PIA se puede encontrar en los §§ 10-611 a 10-628 del Artículo del Gobierno Estatal, que es un artículo del Código Comentado de Maryland. Puede localizar el Código Comentado de Maryland en su biblioteca pública loca

18 de febrero de 2014